Bedrijfsvoering

• Met Zutphen financieel gezond zijn we in 2018 begonnen met het benoemen en implementeren van bezuinigingen. Deze bezuinigingen zijn in 2020 opgenomen in het 4-sporenmodel. De uitkomsten van de bezuinigingsmogelijkheden zijn grotendeels verwerkt in de begroting 2022 en dit heeft mede bijgedragen dat we een sluitende (meer jaren) begroting hebben kunnen opstellen .
• We hebben de sturing op onze financiën verder verbeterd, onder andere door de nieuwe budgethouders- en mandaatregeling te borgen in de organisatie. In de management teams van de domeinen heeft bijvoorbeeld financiën inmiddels en vaste plek op de agenda’s gekregen.
• De overgang naar een nieuw HRM systeem in 2021 is wat gestagneerd waardoor we in 2022 nog vol hierop gaan inzetten.

De juiste mens op de juiste plek

• De doorontwikkeling van de organisatie is een proces dat over meerdere jaren loopt. Met de teamleiders zijn er met regelmaat (digitale) bijeenkomsten geweest met aandacht voor het sturen en de dilemma’s waar ze tegenaan lopen. Ook is er gestart met een weekstart om belangrijke onderwerpen die lopen met elkaar te kunnen delen. De jaarcyclus is meer aangepast op de organisatieontwikkeling, en is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Tegelijk is in verschillende teams een start gemaakt met het in kaart brengen van talenten of kwaliteiten. Door de regelgeving rond COVID kon er minder dan we wilden. Het gaf wel kans het een en ander uit te proberen. En te kijken wat er goed werkt. Per team kan hierin de aanpak ook verschillen.

• We zorgen er voor dat wij de grip hebben op onze loonsom en de goedgekeurde personele formatie vasthouden en hebben in de directie scherp gestuurd op de inhuur van capaciteit en vacatures.  

• Door COVID is het trainen van medewerkers anders dan andere jaren. We hebben echt moeten kijken naar wat wel en niet kan. Dit jaar is fors ingezet op het trainen rond privacy en goed omgaan met informatie. Ook zijn er trainingen geweest rond helder schrijven, adviseren en het schrijven van college/raadstukken. Dat zijn stuk voor stuk trainingen die digitaal zijn en daar is voorrang aan gegeven. We hopen dat er volgend jaar meer ruimte is om te trainen en ook trainingen live te kunnen doen.  
  

Beter omgaan met gegevens en informatie

• Het informatie-portal zutphen.incijfers.nl is in 2021 verrijkt met aanvullende informatie. Het meest in het oog springt de weergave van verzamelde data rond de impact van de Corona pandemie.

• Nadat MS-Teams voor de gemeenteraad in de vorm van een pilot in hoog tempo is ingevoerd, is dat gedaan voor de gehele organisatie. Teneinde medewerkers ook op afstand gelegenheid te bieden digitaal te vergaderen, zijn hulpmiddelen verstrekt (meubilair en IT-middelen) en is overgeschakeld van vaste werkplekken naar notebooks die op kantoor in combinatie met grotere beeldschermen en toetsenbord/muis worden gebruikt. Ook is het vaste en WiFi-netwerk verbeterd (grotendeels vernieuwd). Eind 2021 zijn de eerste hybride vergaderruimten in gebruik genomen, waardoor overleg met aanwezigen in een vergaderruimte en anderen op afstand gefaciliteerd wordt.
• Het onderdeel Teams en de vernieuwde agenda-functionaliteit uit de nieuwe MS-Office-versies is in 2021 ingevoerd. De virtuele desktop is vernieuwd waardoor schermdeling vanuit Teams mogelijk is. De specifieke cloud-functionaliteit van MS-Office365 is nog niet ingevoerd maar gepland voor 2022.
• In het laatste kwartaal is de I-Navigator op orde gebracht. Hiermee is inzicht verkregen in het totaal van gemeentelijke processen en vastgelegd welke data daarbij gehanteerd wordt en wat rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn.
• Aan alle medewerkers (en college) is een online-training privacy-  en informatie veiligheid aangeboden waarmee een certificaat behaald kon (moest) worden. Op deelname en behalen is vanuit de teams actief gestuurd.  Er is een nieuw ISMS in gebruik genomen waarin álle procesverantwoordelijken zich verantwoorden over veiligheidsaspecten met betrekking tot werkafspraken en hulpmiddelen.